Gids voor penningmeesters · 27 oktober 2026

Automatische incasso voor je vereniging: wat komt erbij kijken?

Met automatische incasso hoeft een lid niets te doen: de contributie wordt op een vaste datum van zijn rekening afgeschreven. Dat scheelt de penningmeester veel herinneringen. Er komt wel meer bij kijken dan bij een betaallink. Hieronder lees je wat incasso is, wat je zelf moet regelen en welke rechten je leden hebben.

Wat is automatische incasso?

Bij een automatische incasso (officieel: een Europese incasso of SEPA-incasso) geeft het lid de vereniging toestemming om bedragen van zijn rekening af te schrijven. Die toestemming heet een machtiging. Voor contributie gebruik je een doorlopende machtiging: die geldt voor elke volgende inning, tot het lid hem intrekt.

Wat moet je zelf regelen?

Wil je als vereniging zelf incasseren via je eigen bank, dan heb je nodig:

1. Een incassocontract met je bank. De bank kijkt daarbij naar je vereniging en vraagt vaak naar de inschrijving bij de KvK. Er zijn kosten per incasso en per terugboeking.
2. Een incassant-ID. Dit is een uniek nummer van je vereniging als incassant, dat je via je bank krijgt.
3. Een machtiging van elk lid, op papier of digitaal. Daarin staan onder meer je incassant-ID, een eigen kenmerk per machtiging, de naam en het rekeningnummer van het lid, en dat het lid een afschrijving binnen 8 weken kan laten terugboeken.
4. Een vooraankondiging voor elke afschrijving. Je laat het lid vooraf weten welk bedrag je op welke datum afschrijft. De standaardtermijn is 14 dagen. Een kortere termijn mag als je die met het lid afspreekt, bijvoorbeeld in de machtiging. Een factuur is een prima vooraankondiging.
5. Een incassobestand dat je bij de bank aanlevert, en een administratie van wie er betaald heeft.
6. Een manier om terugboekingen te verwerken. Een lid kan een afschrijving laten terugdraaien; dan staat de contributie weer open.

De rechten van je leden

• 8 weken terugboeken: een lid kan een afschrijving tot 8 weken na de datum zonder opgaaf van reden laten terugboeken bij zijn bank.
• 13 maanden bij een onterechte incasso: zegt een lid dat hij nooit een machtiging heeft gegeven, of dat die al was ingetrokken, dan kan hij tot 13 maanden na de afschrijving bij zijn bank melden dat het een onterechte incasso was. Kan de vereniging de machtiging niet laten zien, dan gaat het geld terug.
• Intrekken: een lid kan zijn machtiging altijd intrekken. Bewaar ingetrokken machtigingen nog minstens 14 maanden.
• Weigeren: een lid kan zijn bank vragen incasso's van jouw vereniging tegen te houden.

Tel bij het plannen dus mee dat geld uit een incasso pas na 8 weken echt vaststaat.

Waar gaat het vaak mis?

• Vooraankondiging vergeten. Een afschrijving die het lid niet verwacht, wordt vaak teruggeboekt.
• Niet genoeg saldo. Dan mislukt de incasso en moet je het lid alsnog vragen om te betalen.
• Een verouderde lijst. Iemand die is gestopt maar nog een machtiging heeft, wordt toch afgeschreven. Dat is vervelend, en kan een melding van een onterechte incasso opleveren.
• Het bedrag verandert. Laat leden een nieuw bedrag op tijd weten, in de vooraankondiging.

Zo gaat het met ledencontributie.nl

Met ledencontributie.nl heb je geen eigen incassocontract nodig. Zet incasso aan, en een lid kiest bij zijn eerste betaling met iDEAL voor "Voortaan automatisch afschrijven". Dat is meteen de machtiging. Daarna is de factuurmail de vooraankondiging, en die krijgt het lid minstens 7 dagen voor het afschrijven. Op de vervaldatum schrijven we af. Mislukt het, of wordt een afschrijving teruggedraaid, dan krijgt het lid vanzelf een betaallink. Leden kunnen hun machtiging altijd zelf stoppen. Het geld uit een incasso maken we 8 weken na het afschrijven over, als de termijn voor terugboeken voorbij is. Een incasso kost hetzelfde als een betaling met iDEAL: € 0,50, plus € 1 per lid per jaar.

Lees ook Contributie innen voor je vereniging.