Gids voor penningmeesters · 27 oktober 2026

Herinnering voor contributie: voorbeeldteksten en timing

Elk jaar zijn er leden die de contributie niet op tijd betalen. Bijna altijd zijn ze het vergeten, of zit de mail ergens onderin hun inbox. Met een vriendelijke herinnering op het juiste moment krijg je het meeste geld zonder gedoe binnen. Hieronder staan de momenten die goed werken, en teksten die je kunt overnemen.

Wanneer stuur je een herinnering?

Wacht niet te lang met de eerste herinnering. Hoe verder de vervaldatum achter je ligt, hoe ongemakkelijker het voor iedereen wordt.

Eerste herinnering

Onderwerp: Herinnering: contributie 2027

Beste Anna,

Volgens onze administratie is de contributie voor 2027 nog niet betaald. Misschien is het je ontschoten. Wil je het bedrag van € 85 alsnog betalen? Dat kan via de link hieronder.

Heb je inmiddels betaald? Dan kun je deze herinnering vergeten.

Groet, Petra, penningmeester

Tweede herinnering

Onderwerp: Tweede herinnering: contributie 2027

Beste Anna,

De contributie voor 2027 van € 85 staat nog open, ook na onze eerdere herinnering. Wil je het bedrag binnen veertien dagen betalen?

Lukt betalen op dit moment niet, of klopt er iets niet? Laat het me weten door op deze mail te antwoorden. Dan zoeken we samen een oplossing.

Groet, Petra, penningmeester

Persoonlijk bericht

Na twee herinneringen werkt een mail meestal niet meer. Bel of spreek iemand even aan, zonder publiek:

Hoi Anna, ik zag dat de contributie voor dit jaar nog openstaat. Is er iets aan de hand? Als betalen nu even lastig is, kunnen we het ook in delen doen.

Soms blijkt iemand eigenlijk te willen stoppen, of is er geldnood. Daar is in een gesprek veel makkelijker iets voor te regelen dan per mail.

Tips

• Eén afzender: laat herinneringen namens de vereniging komen, met de penningmeester als antwoordadres.
• Altijd het bedrag en de betaallink: maak het lid zo makkelijk mogelijk om meteen te betalen.
• Geen namen in de groepsapp: wie nog niet betaald heeft, gaat niemand anders aan.
• Afspraken vastleggen: spreek je een betalingsregeling af, zet die dan op papier, met data en bedragen.

Kosten in rekening brengen?

Sommige verenigingen rekenen administratie- of incassokosten bij te laat betalen. Bedenk dat de meeste leden particulieren zijn. Voor hen gelden de regels voor consumenten: incassokosten mag je pas rekenen na een aanmaning waarin je nog veertien dagen de tijd geeft om te betalen, en tot een wettelijk maximum. Of het mag, hangt ook af van wat je statuten of reglement zeggen. Voor een paar tientjes contributie is het zelden de moeite, en het is slecht voor de sfeer. Een vriendelijke herinnering en een persoonlijk gesprek leveren bijna altijd meer op.

Zo gaat het met ledencontributie.nl

Met ledencontributie.nl gaan herinneringen vanzelf: de eerste de dag na de vervaldatum, de tweede twee weken later. Wie betaalt, hoort niets meer. Wie na twee herinneringen nog niet heeft betaald, staat apart in je overzicht, zodat je weet wie je even moet bellen. Meer over de hele aanpak lees je in Contributie innen voor je vereniging.