Gids voor penningmeesters · 27 oktober 2026

Contributie innen voor je vereniging: zo pak je het aan

Contributie innen hoort bij het minst geliefde werk van een penningmeester. Iedereen moet betalen, bijna iedereen doet dat ook, en toch kost het elk jaar avonden aan overschrijvingen nakijken en mailtjes sturen. Met een paar vaste afspraken en de juiste manier van betalen gaat het grootste deel vanzelf.

1. Leg de afspraken vast

Begin bij wat de leden hebben besloten. Meestal stelt de algemene ledenvergadering de hoogte van de contributie vast, en staat de rest in de statuten of het huishoudelijk reglement. Zorg dat duidelijk is:

• hoeveel elk soort lid betaalt, bijvoorbeeld een gewoon lid, een jeugdlid of een donateur;
• wanneer er betaald moet worden, en binnen welke termijn;
• wat er gebeurt bij in- of uitschrijven halverwege het jaar: betaalt een nieuw lid naar rato, en krijgt wie opzegt iets terug?
• wat er gebeurt als iemand niet betaalt.

Staat het op papier, dan hoef je er als penningmeester niet over te onderhandelen. Je verwijst gewoon naar het besluit.

2. Kies hoe vaak je int

Eén keer per jaar is het minste werk: één ronde facturen en één ronde herinneringen. Per kwartaal of per maand is prettiger voor leden met een hoge contributie, maar je hebt dan vaker te maken met wie te laat betaalt. Een tussenvorm is jaarlijks factureren en leden laten kiezen voor automatische incasso.

3. Begin met een goede ledenlijst

Bijna alle gedoe bij het innen komt uit een ledenlijst die niet klopt: oude e-mailadressen, leden die allang zijn gestopt, of een verkeerd tarief. Loop de lijst voor elke inning even door. Per lid heb je minimaal nodig:

• naam en e-mailadres;
• soort lidmaatschap of tarief;
• datum van inschrijving, en van uitschrijving als die er is.

4. Kies een manier van betalen

Hoe meer het lid zelf moet overtypen, hoe meer je achteraf moet uitzoeken. Een betaallink per lid of een incasso voorkomt dat je overschrijvingen moet koppelen aan namen.

Meer over incasso lees je in Automatische incasso voor je vereniging.

5. Stuur een duidelijke factuur

Een goede contributiefactuur vermeldt:

• de naam van de vereniging en van het lid;
• waarvoor het bedrag is, bijvoorbeeld "Contributie 2027 (gewoon lid)", met extra posten zoals een bondsafdracht apart;
• het totaalbedrag en de uiterste betaaldatum;
• hoe je betaalt;
• bij wie je terechtkunt met vragen.

Stuur de factuur namens de vereniging en zorg dat een antwoord bij de penningmeester terechtkomt, niet bij een algemeen adres dat niemand leest.

6. Herinner op vaste momenten

Wie niet betaalt, is het meestal gewoon vergeten. Een vriendelijke herinnering vlak na de vervaldatum lost het grootste deel op, een tweede twee weken later de rest. Pas daarna is persoonlijk contact nodig. Voorbeeldteksten vind je in Herinnering voor contributie.

7. Houd het overzicht voor de kascommissie

Aan het eind van het jaar wil de kascommissie zien wat er gefactureerd is, wat er binnenkwam en wat nog openstaat. Bewaar daarom per inning:

• welke facturen er zijn verstuurd en voor welk bedrag;
• wie wanneer heeft betaald, en hoe;
• wat is kwijtgescholden of terugbetaald, en waarom.

Zo gaat het met ledencontributie.nl

Met ledencontributie.nl zet je dit één keer klaar. Elk lid krijgt een factuur met een eigen betaallink of betaalt via automatische incasso. Herinneringen gaan vanzelf en jij ziet in één overzicht wie nog moet betalen. Elke woensdag maken we het geld over naar de rekening van de vereniging. Het kost € 1 per lid per jaar en € 0,50 per betaling, alleen voor leden die betalen.